Pytania i odpowiedzi

1. Dlaczego potrzebuję system do wystawiania faktur, skoro wystarczy mi zestaw do podpisu elektronicznego?

Wystawioną fakturę należy archiwizować (czyli zapewnić utrzymanie integralności i autentyczności) przez co najmniej 6, a najlepiej 7 lat od momentu jej wystawienia. Certyfikat kwalifikowany, który wydawany jest do zestawu do podpisu elektronicznego ważny jest tylko przez 2 lata, w związku z tym nasza faktura zachowuje ważność przez 2, a nie 6 lat. Rozwiązaniem jest stosowanie znaczników czasu, oraz przedłużanie ważności tych znaczników (poświadczenie czasu jest również ograniczone w latach) - tą czynność obsługuje system do wystawiania faktur w formie elektronicznej. 

System taki, pozwala również: przechowywać e-faktury w jednym miejscu, wyszukiwać, filtrować; zapewnia (zgodnie z wymogami rozporządzenia) dostęp on-line do wystawionych faktur; pozwala na weryfikację faktury bez potrzeby pobierania przez odbiorcę dodatkowych aplikacji. 

Najważniejszą funkcją jaką pełni System do wystawiania faktur, jest obsługa przyjmowanych i cofanych akceptacji na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Odpowiednie wymogi zdefiniowane zostały w rozporządzeniu.

2. Jakie firmy już korzystają z e-faktur?

Przykładem jest chociażby sieć Play, Telekomunikacja Polska czy GTS Energis.

3. Czy naprawdę można legalnie wystawiać e-faktury?

Tak. W Polskim prawie istnieje pojęcie faktury wystawianej w formie elektronicznej, zdefiniowane w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 roku - od tego momentu można wystawiać faktury elektroniczne. 

4. Czy mogę drukować fakturę elektroniczną?

Tak. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji w której procedury w firmie wymagają dokumentów na papierze. Należy jednak pamiętać, by zachować elektroniczną wersję dokumentu w archiwum, do celów dowodowych.